Заявки по перевозкам выполняемые Собственным транспортом
В программе Автоверсант 2.0 заявки по перевозкам делятся на 2 вида: собственный транспорт (для тех компаний, которые имеют свой автопарк) и привлеченный транспорт (если компания занимается экспедированием). Для начала рассмотрим создание заявки для собственного транспорта.
Перейдите в раздел Экспедиция — Заявки по перевозкам — Заявка — Собственный транспорт.
Структура формы разделена на три части: шапка, вкладки, раздел информационных полей.
Обратите внимание на кнопки «…». При нажатии этой кнопки появляются дополнительные поля.
I.Шапка заявки
Заполните основные стандартные поля: Организация, Заказчик.
При нажатии на кнопку «...» появляются дополнительные поля, в которых заполняются Договор, Вид оплаты, Вид срока оплаты и Срок оплаты. Возможно автоматическое заполнение данных полей, при условии, что для выбранного заказчика создан и заполнен документ «Юридические условия договоров» в разделе Экспедиция. Подробнее смотрите в статье Юридические Условия Договоров.
Номер заявки заказчика. Номер можно посмотреть в заявке от заказчика. Необязательное для заполнения поле.
Дата документа заполнится автоматически. При необходимости можно ее поменять.
Выберем ТС, которое будет осуществлять перевозку, из справочника «Транспортные средства». При нажатии на кнопку «...» открывается форма с дополнительными данными ТС.
Поля «Прицеп СТ» и «Водитель СТ» заполняются автоматически, при условии, что создан документ «Снятие/установка составляющих ТС», с помощью которого на тягач устанавливаются водитель и прицеп.
Поле Перевозчик заполняем, если учет в программе ведется по нескольким Организациям и перевозчиком является одна из Организаций компании (НЕ сторонняя), но не та, по которой оформляется заявка. Либо собственником ТС является другая организация или ИП. В основном, используется для выставления внутренних счетов от организации-собственника организации, которая оказывает услуги конечному заказчику.
Поле «Форма оплаты» является свободным для заполнения. Здесь можно указать любую информацию по условиям оплаты. Например, «Оплата по ТТН»
Сумма перевозчика – здесь указывается сумма, которую необходимо уплатить перевозчику.
«Сумма разделения» заполняется только для переходящих заявок. Заявка считается переходящей, если начинает выполняться в конце одного месяца и заканчивается в начале следующего месяца. В этом случае в поле указывается сумма (доход от выполнения заявки), которая «останется» в месяце, когда ТС выехало. Остаток суммы перейдет в следующий месяц. Сумма рассчитывается автоматически при выполнении определенных условий. Подробнее это будет рассмотрено в статье Переходящие заявки.
«Вид перевозки» на начальном этапе заполнять не нужно. В дальнейшем это поле может пригодиться для группировки заявок по определенным признакам. В каждой компании эти признаки индивидуальные и определяются только в ходе работы.
II. Далее перейдем к заполнению табличной части. Рассмотрим отдельно каждую вкладку.
1) Вкладка «Маршрут». После выбора ТС в списке пунктов назначения отобразится пункт, где закончилась предыдущая заявка этого автомобиля и появится точка на карте.
В поле при вводе названия города программа даст список вида «регион + населенный пункт», из которого Вы можете выбрать нужный. Теперь точка на карте (место погрузки/выгрузки) может быть перемещена, причем адрес выбранного места добавится в поле. И наоборот - адрес можно внести в поле и вручную, после чего точка на карте сместится. Адрес можете вводить так, как вносите адрес при заказе такси – город, улица, дом. Можно так же внести в поле географические координаты. С помощью кнопок “Добавить точку” и кнопок в виде стрелок можно добавлять точки и менять их порядок в маршруте. Если же поставить рядом с названием галочку – населенный пункт будет считаться не пунктом погрузки или выгрузки, а просто допточкой для корректировки маршрута, например. С помощью отмеченной кнопки допточку можно скрыть.
Все введенные адреса сохраняются в специальный справочник с привязкой к заказчику. Это удобно при долгосрочной работе с заказчиками, т.к. в этом случае точки погрузки/выгрузки могут повторяться. Форма для выбора ранее сохраненных точек погрузки/выгрузки открывается при нажатии на кнопку «...». Можно сделать отбор точек по пункту назначения.
В этой форме заявки для каждой ТС формируется последовательность точек, которые ТС должно посетить. Это позволяет создавать сложные сборные/параллельные заявки и не зависеть от выставленных дат погрузки/выгрузки.
Поэтому важно разместить точки в верном порядке.
На скриншоте ниже представлен пример правильного размещения точек погрузки-выгрузки - они расположены в хронологическом порядке.
Маршрут на карте при этом будет представлять собой одну линию, объединяющую все точки. Черный отрезок - порожний пробег (участок между пунктом выгрузки предыдущей заявки и местом погрузки текущей заявки), синяя линия - маршрут рассматриваемой заявки, голубая линия - маршруты предыдущей и следующей заявок.
Программа рассчитывает расстояние маршрута автоматически. На этой форме указывается расстояние между каждой парой точек погрузки/выгрузки, внизу экрана видно общее расстояние маршрута и порожнее расстояние. Порожним считается расстояние от точки выгрузки предыдущей заявки до точки погрузки текущей заявки. В нижеприведенном примере отрезок Видное - Шушары даёт порожнее расстояние 747 км. Расстояние заявки - это расстояние между всеми точками заявки, в данном случае расстояние маршрута Шушары - Кострома - Оренбург равно 2252км. Расстояние между последней точкой этой заявки и первой точкой следующей заявки будет учитываться как порожний пробег следующей заявки.
Дата. Это планируемая Дата отправления, заполняется автоматически текущей датой. Планируемые даты заполнять обязательно для всех точек! Эта же дата автоматически подставляется в поле «Дата убытия», но только для первой точки погрузки. При необходимости даты можно изменить вручную.
По гиперссылке «Груз» открывается форма с характеристиками перевозимого груза. Поля заполняются на усмотрение пользователей. Также на этой форме можно указать «Способ погрузки/выгрузки». Также Груз можно заполнить на отдельной вкладке. Однако приоритет имеют характеристики груза на вкладке Маршрут. Если заполнили характеристики груза на общей вкладке, то на вкладке Маршрут груз заполняется на усмотрение пользователей. Например, можно на общей вкладке указать номенклатуру груза, а вес груза указывать на вкладке Маршрут отдельно для каждой точки.
Далее рассмотрим поля по гиперссылке «Доп.»:
- Дата прибытия – фактическая Дата прибытия на пункт погрузки/выгрузки;
- Дата убытия – фактическая Дата убытия с пункта погрузки/выгрузки. Эти даты заполняются по факту прибытия ТС, т.е. когда будут известны точные даты и время. Если настроена автоматическая выгрузка пробегов в Автоверсант, можно воспользоваться функцией «Состояние ТС». Для этого нажмем на кнопку «Открыть» и перейдем на форму с таблицей движения ТС. Выберем двумя щелчками нужную строку, состояние обязательно должно быть «Стоит». Дата и время подставятся в поле.
- Поля Грузоотправитель/грузополучатель, Контактное лицо, Склад погрузки/выгрузки заполняются по необходимости. Например, эти данные могут быть использованы в печатных формах.
- Укажите, является ли эта точка пунктом погрузки или выгрузки.
2. На вкладке Услуги заполните следующую информацию об услуге перевозки:
Номенклатура – «Транспортные услуги», «Транспортно-экспедиционные услуги» и т.п.
Количество
Стоимость услуги по перевозке и ставку НДС
3. На вкладке Груз заполните следующие поля:
Номенклатура. Можно указать конкретную номенклатуру груза или выбрать универсальную номенклатуру ТНП («товары народного потребления») из Справочника Номенклатур. Если нет подходящей номенклатуры, необходимо создать ее в папке Грузы. В карточке номенклатуры достаточно указать Наименование и единицу измерения. Единицы измерения при необходимости можно добавить через классификатор.
Количество груза. Например, 20 т.
Поля марка груза, комментарий, вес брутто, кол-во мест, объем, стоимость, вес нетто не обязательны для заполнения.
4. На вкладке Список ТТД галочками отметим документы, которые должны быть получены по данной заявке. Список видов документов можно редактировать, добавлять недостающие. Эта вкладка необязательна для заполнения.
